Bruin papier: hier! 

31/08/2017

De collega met wie ik morgen een opdracht doe, belt me op en vraagt: “Oh Sophie, breng je morgen naar de klant één of twee stroken bruin papier mee en wat geeltjes?” Ik zeg vrolijk dat het in orde komt, maar stiekem draai ik met mijn ogen. Ik snap eerlijk gezegd niet waarom we zo dol zijn op dat bruine papier bij House of Performance. Er zijn toch digitale alternatieven die veel moderner zijn en sneller om processen uit te tekenen? 

Ik besluit om maar te vertrouwen op de ervaring van mijn collega en niet in discussie te gaan. De volgende dag vertrek ik naar de opdracht, gewapend met een tweeloop van bruin papier en een lading munitie in de vorm van geeltjes. We gaan een beslisboom optekenen, die medewerkers moet helpen om door een ingewikkeld proces te komen. Aan de hand van verschillende voorbeelden en anekdotes krijgt onze boom langzaamaan vorm. Nog niet echt Lean, beetje chaotisch, maar niet slecht voor dag één. In plaats van de rol op te bergen voor morgen, laat ik hem aan de muur hangen, zonder er teveel bij na te denken. 

Bruin papier sessie

De volgende dag kom ik aan bij de klant. Drie medewerkers, die er gisteren niet bij waren, zijn druk in gesprek voor de strook bruin papier. “Sophie, kom eens even, het klopt hier niet helemaal.” Meteen wordt er druk overlegd, worden geeltjes verplakt, vervangen en verwijderd. Beslisboom 2.0 is geboren, een stuk strakker dan zijn voorganger. Als ik terugkom van een korte koffiepauze staan er weer twee mannen voor de beslisboom en alweer worden scenario’s besproken, voorbeelden gegeven en wordt er gehakt in het geeltjesbos: dag 2, versie 3. Op het einde van de dag voert mijn collega nog wat aanpassingen uit en we zijn het erover eens dat we het nu wel hebben. Het is klaar, morgen digitaal vastleggen.  

Dag 3, laatste dag van de opdracht, breekt aan. En weer staan er mensen voor het bruine papier te overleggen, met een kop koffie in de hand, in afwachting van de dagstart. En ja hoor, de strakke versie van de strakke versie kan dus nog strakker. Tijdens de discussie ontstaat er spontaan ook een verbeteridee, dat meteen in de dagstart wordt opgepakt.  

Versie 4 is geboren, en daarmee ook mijn nieuwe inzicht: bruin papier wérkt! Omdat het papier zo toegankelijk en bewerkelijk is en door het op te hangen op een plek waar heel de afdeling regelmatig voorbij komt, is het proces echt gaan leven. Er hebben veel meer mensen input gegeven, er is overleg geweest tussen de teams en doorheen de verschillende functies en we hebben nu een beslisboom die stevig geworteld is in de afdeling. Dit was nooit mogelijk geweest als we uitsluitend digitaal gewerkt zouden hebben. Ik ben bekeerd: bruin papier = best!  

Ben je benieuwd hoe bruin papier ook jou kan helpen bij het brainstormen, het uittekenen van een proces of het opstellen van een beslisboom? Stuur me een geeltje, ik bedoel ‘mailtje’, en ik rol het graag voor je uit.

sophie2

Over de auteur

Als extraverte, intuïtieve, spontane verbinder word ik blij van nieuwe ideeën en nieuwe mensen. Ik bedenk graag originele oplossingen, ben dol op verandering en doe alles wat ik doe met enthousiasme.

Naar Sophie Loquet

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *