Even inchecken

11/10/2017

Er zijn van die dagen dat ik thuis kom, m’n hakken uitgooi, met de deuren sla en vervolgens zo snel mogelijk mijn hardloopschoenen aantrek om een rondje te rennen. Mijn vriend bekijkt dit dan van een afstandje en zegt niets. Pas wanneer ik terug ben, mijn hoofd leeg heb kunnen maken en de spanning eruit heb gesport, vraagt hij of ik een drukke dag heb gehad. Hij weet dat hij dat niet eerder had hoeven te vragen. Waarschijnlijk had hij óf een kortaf óf geen antwoord gekregen.

Ik hoef hem niet meer te zeggen dat hij me op zo’n moment maar even moet laten. Één blik is voor hem al voldoende.

Wanneer je niet op basis van één blik weet wat er bij de ander speelt, kan dit vervelende situaties opleveren. Een collega die zomaar uit een vergadering wegloopt om een telefoontje op te nemen, lijkt ontzettend ongeïnteresseerd. Bij iemand die kortaf reageert, vraag je je af of jij misschien iets fout hebt gedaan. Ondanks dat dit wel zo voelt, kan hier geregeld een reden achter die niets met jou of dat moment te maken heeft. Het telefoontje van de betreffende collega komt misschien wel van zijn dochter die net naar de dokter is geweest. De collega die kortaf reageert heeft wellicht wel net een vervelend gesprek met een klant achter de rug. Wanneer je dit niet van elkaar weet, is de kans groot dat er (onjuiste) aannames worden gedaan over hoe iemand in de wedstrijd zit.

Wij starten een sessie bij onze klanten, maar ook een intern overleg, daarom altijd met een zogenaamde ‘check-in’. Door gebruik te maken van de kleuren van een stoplicht geeft iedere aanwezige aan hoe hij erbij zit en of er eventueel wat op de achtergrond speelt:

  • Groen betekent: mijn hoofd is leeg, ik ben hier met al mijn aandacht.
  • Oranje betekent: er spelen wel dingen maar door deze uit te spreken, kan ik hier zijn.
  • Rood betekent: er speelt veel. Ik kan hier nu niet met mijn aandacht zijn.

Oranje of rood vraagt om even kort af te stemmen wat iemand nodig heeft om er wel met zijn of haar aandacht bij te zijn. Bijvoorbeeld vijf minuten de tijd om te bellen tijdens de sessie. Soms is het uitspreken dat er wat op de achtergrond speelt al voldoende. Is de meerderheid van de aanwezigen rood? Dan is het goed om met elkaar te bepalen of de sessie of vergadering op dat moment wel zin heeft.

Door de check-in consequent in te zetten binnen jouw eigen team, leer je elkaar steeds beter kennen en leer je om uit te spreken dat er iets speelt. Daarnaast kan een check-in ervoor zorgen dat aanwezigen er eerder met hun aandacht bij zijn en daarmee voor effectievere sessies en vergaderingen. Een simpel, maar effectief instrument dus. Het proberen waard!

Bekijk hier de profielen van mijn collega-HoPpers.

 

HOP_HR_BW_4-0003

Over de auteur

Mensen en daarmee organisaties écht in beweging krijgen, daar krijg ik energie van. Ik werk graag samen met de klant, resultaatgericht en altijd met oog voor de mens.

Naar Aileen Nederlof

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *