Case: APG – Minder vergaderen met minder mensen in minder tijd

APG kwam tot de conclusie dat de hele organisatie veel, lang en ineffectief overlegt, met trage besluitvorming en een lage slagvaardigheid als gevolg.

Klantvraag

Hierdoor ontstond de ambitie om minder te overleggen, met minder mensen, in minder tijd. APG wilde daarbij zoveel mogelijk haar eigen mensen opleiden, om deze verandering te realiseren.

Opdracht aan House of Performance

Stel in co-creatie met ons een programma op dat ertoe leidt dat teams effectiever en efficiënter vergaderen, om zo de slagvaardigheid van de gehele organisatie te vergroten.

Onze aanpak

Aanpak

Samen met een team van APG medewerkers hebben we een programma ontworpen met interventies die impact maken op de volgende drie deelthema’s: het vergroten van de focus van het team, het hanteren van heldere werkwijzen en het bouwen aan effectieve sociale normen. 

We hebben APG medewerkers opgeleid om scherp te krijgen waar de teams op deze drie thema’s staan, ​de teams te coachen op de voortgang en de teams in staat te stellen de nieuw opgedane kennis te borgen.

Ondersteunend hieraan gebruikten we een game die wekelijks het team uitdaagde ander gedrag te vertonen. Daarnaast hebben we organisatiebrede interventies ingezet om de community te vergroten. 

Resultaten

      • Tot nu toe hebben 250+ APG medewerkers aan dit programma meegedaan
      • APG heeft met dit programma een gemiddelde tijdswinst van 33 minuten/deelnemer/week gerealiseerd
      • Vergaderingen zijn gemiddeld genomen 26,6% effectiever geworden (op basis van een 0-meting en een 1-meting)
      • De totale besparing in uren op jaarbasis tot nu toe: ± 6325 uur

Effectiviteitswinst per thema

1619029250060

House of Performance begreep perfect onze pijn en heeft in nauwe samenwerking met een APG team een op maat gemaakt programma ontworpen. Dat programma is uitgerold in de modus ‘voordoen, meedoen, zelf doen’ waardoor er nu APG medewerkers als Meeting Coach de organisatie helpen met effectievere besluitvorming. Conclusie: een investering met een hoog rendement! - Wout Bucker, technology innovation hunter APG