Case: Jaarbeurs – Slimmer samenwerken, sneller klantwaarde leveren

De Afdelingen Merken & Content en Marketing werken in elf brandteams samen om eigen, winstgevende beurzen te organiseren. De ambitie van de Jaarbeurs is om de omzet/winstgevendheid met 25% te laten groeien.

Klantvraag

Een audit binnen de Jaarbeurs in 2018, toonde aan dat de samenwerking tussen de genoemde afdelingen gebrekkig was. Daarnaast was er geen goede verdeling van de toch al schaarse capaciteit over de teams. Door Agile/Scrum te gaan werken, verwacht de Jaarbeurs ‘one way of working’ en een effectieve, multidisciplinaire samenwerking te realiseren. Zo blijft er meer tijd over voor innovatie en kan er sneller en meer klantwaarde worden geleverd.

Opdracht aan House of Performance

Start met de Agile transformatie en het trainen en coachen van drie teams, met specifieke aandacht voor de Product Owner en Scrum Master rollen. Voeg indien mogelijk meer teams toe. Ontwikkel de interne competenties, zodat de nieuwe manier van werken wordt geborgd als de Agile Coaches van House of Performance weg zijn. Geef de brandteams inzicht in hun Agile volwassenheid en adviseer HR en de CCO over de benodigde vervolgstappen.

Aanpak

Wij hebben de basis gelegd voor een nieuwe manier van werken, door stapsgewijs elf teams in Agile en Scrum op te leiden. Hierbij hebben we de nadruk gelegd op onderstaande aandachtspunten.

Tijdens het opleiden en begeleiden van de teams hadden we nadrukkelijk aandacht voor:

  1. Training, coaching en examinering voor de interne Product Owners en Scrum Masters
  2. Opstellen, delen en toepassen van best practices in de teams
  3. Opzetten van een Scrum Master Chapter voor borging nieuwe manier van werken
  4. Overdragen van de Agile coachrol aan de interne organisatie
  5. Meten van Agile- en Scrumvolwassenheid teams en management adviseren over implementatie verbeterpunten

Resultaten

De ‘one way of working’ is succesvol geïmplementeerd. Hierbij zijn:

          • Elf teams gegroeid in hun Agile- en Scrumvolwassenheid
          • Elf Product Owners en acht Scrum Masters opgeleid en gecertificeerd
          • De verdere verbetermogelijkheden per team in kaart gebracht
          • De communicatie over voortgang en resourceverdeling aan MT geborgd
          • De scores op team en stakeholder happiness toegenomen (zie afbeeldingen)

Stakeholder happiness

Team happiness

Judith

“Agile Werken zorgt voor veel meer teamgevoel. Waar voorheen het team gevoelsmatig bestond uit de brandmanager, de accountmanager(s) en de campagnemanager, zijn door Agile Werken ook R&D, trade en content veel beter aangehaakt en onderdeel van het team. Iedereen weet veel beter van elkaar wat er gebeurt en wat de afhankelijkheden van elkaar zijn. We hebben een efficiëntere overlegstructuur en het is heel duidelijk wat er wanneer door wie moet gebeuren, dus niemand kan zich nog verschuilen achter onwetendheid." - Judith Röling, Manager Portfolio B2C