Anders dan normaal

17/05/2016

Vrijdagochtend, met een kop koffie zit ik tegenover mijn collega. Ze glundert. “Het was gaafff! Heftig, spannend, maar vet gaaf.”

“Vertel vertel. Wat is er gisteren gebeurd?”

Het plan

Mijn collega begeleidde al een aantal weken een team dat graag minder ad hoc wilde werken. De leden wilden leren van hun fouten, zodat die een volgende keer voorkomen konden worden. Het plan voor die dag was dat ze ’s ochtends bij een teamoverleg zou aanschuiven om te zien of het team een aantal verbeteringen had doorgevoerd in de manier van overleggen. Daarna was er in de middag met het team een sessie gepland om gezamenlijk een structureel probleem op te lossen. Deze sessie zou ze vooraf met twee medewerkers en een klant van het team voorbereiden. En aan het einde van de dag zou ze de resultaten van de verbeterinspanning van de eerste weken met de directeur bespreken.

De werkelijkheid

Bij de start van het teamoverleg werd aangekondigd dat het met een half uur zou worden ingekort. Er waren wat problemen die onmiddellijke aandacht vroegen. Het overleg verliep chaotisch, het was een rommeltje. Vlak na het overleg vertelde de teammanager dat de sessie in de middag ook maar was afgezegd, inclusief de voorbereiding. De klant werd op het laatste moment afgebeld. Er was brand en ze moesten met het hele team blussen. En daarmee werd het chronische probleem pijnlijk bloot gelegd.

Excuses

Mijn collega vertelde me dat het fijn was dat het gesprek met de directeur pas aan het einde van de dag was. Het hele gebeuren had haar flink geïrriteerd. Nu had ze tijd om tot bezinning te komen en om te kijken wat er de rest van de dag gebeurde. Ze kreeg meer dan genoeg voorbeelden om bij de directeur aan te kaarten. Ze zag helder hoe het probleem in stand werd gehouden nadat ze de gang van zaken die middag had geobserveerd. Iedereen was druk met brandjes blussen. Veel groepjes medewerkers die met elkaar spraken óver het probleem, maar niet bijdroegen aan de oplossing.

Bijna het hele team kwam sorry zeggen dat het anders liep dan normaal. Maar ja, het was ook zo’n rare dag vandaag… De teamleider was wel drie keer langs gelopen. Tot twee keer toe om uit te leggen waarom ze de keuze had gemaakt om de probleemoplossing voorrang te verlenen en één keer om aan te geven dat het toch echt anders moest in de toekomst.

De bloemen zijn voor de medewerkers die de brandjes blussen, die de ad hoc issues oplossen. Voor brandjes voorkomen krijgt niemand aandacht, laat staan bloemen.

Einde van de dag meldde ze zich bij de directeur. Hij kwam 15 minuten te laat. “Het was zó’n gekkenhuis vandaag….” “Hoe gaat het?, vroeg hij. “Nou, niet best!”, had ze geantwoord. Zijn verbaasde blik veranderde in een dikke frons naarmate mijn collega haar verhaal deed. “Ik voel me niet erg serieus genomen, eindigde ze haar relaas. En ik vraag me af of jullie jezelf wel serieus nemen. Ik vind dat jullie met elkaar maar eens goed moeten bespreken of jullie wel echt willen veranderen. Anders verdoe ik mijn tijd. Zo niet, prima, krijg je de rekening van vandaag en gaan we ieder ons weegs.” Bij die laatste zin had ze hem uitdagend aangekeken.

Als je altijd hetzelfde doet…

“Ja, je hebt gelijk”, had de directeur geantwoord. “Ik herken wat je zegt. Zo gaat het hier. Ik hoor je frustratie en die is terecht. Excuus dat we je zo makkelijk uit de agenda hebben geveegd. Ik denk dat ik zelf een sterke stempel heb over hoe we hier werken. Ik ben nou eenmaal wat chaotisch. Maar wel praktisch. Ik houd ervan om de dingen op te lossen als er iets niet goed is.”

Dat begrijp ik, had mijn collega geantwoord. Maar ja, dan krijg je wat je nu hebt. Je bent dan alleen reactief bezig. Je geeft jezelf en je werknemers geen kans om te leren van fouten. Om het een volgende keer anders te kunnen doen. Ik zie hier veel mensen die op elkaar lijken qua voorkeur van werken. Allemaal mensen die graag druk zijn en praktisch. Die liever de problemen van nu oplossen dan de problemen van morgen voorkomen. Bovendien wordt dit gedrag voortdurend beloond. Altijd bloemen voor de brandweerman, maar niet voor preventie. Daar zijn niet alleen geen bloemen voor, maar het wordt zelfs uit de agenda geveegd, zoals we vandaag zagen. Dit zit diep ingebakken in de cultuur. En wat was mijn opdracht ook weer?”

Het begint met leiderschap

Een stilte volgde. “Helder”, had de directeur gezegd. “Ik zie dat het je raakt en dat je intentie oprecht is. Nogmaals excuus. Wat moet ik doen volgens jou?” “Niets!” had ze geantwoord. “Je hebt een 2-daagse met het team gepland. Bel me volgende week – niet morgen – wat je daarin anders gaat doen. Hoe denk jij zelf leiding te gaan geven aan deze verandering?”

Het gesprek duurde – in plaats van het geplande half uur –  bijna twee uur. Samen maakten ze een zelfanalyse van wat hij in zijn leiderschap laat zien dat de ‘foute’ situatie in stand houdt. “Bel je me over een week?” had hij bij het afscheid gezegd, “maak morgen maar vast een afspraak met mijn secretaresse, want ik wil heel graag met je die sessie voorbereiden. Anders dan normaal.”

En hoe was het met mijn collega? Alleen al haar rode konen gaven aan hoe intens het was geweest. Haar ogen glinsterden van vreugde.

Met dank aan Linda

https://www.linkedin.com/pulse/anders-dan-normaal-heiko-van-eldijk?trk=hp-feed-article-title-publish

heiko

Over de auteur

Een lonkend perspectief is potentie tot (waarde)creatie. Ik word blij als ik goed kan kijken, mag puzzelen en tot actie kom, om te doen wat nodig is.

Naar Heiko van Eldijk

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *