Een nieuwe cao implementeren – het vergeten verandertraject

02/10/2020

Ik ben thuis aan het werk als de telefoon gaat. Een oude kennis belt me. “Heb jij eigenlijk nog wel een beetje werk?”, vraagt hij me wanneer we privé zijn bijgepraat. “Nou, het was even wat rustiger”, antwoord ik, “maar nu ben ik weer vol aan de bak”. “Wordt er nog zoveel veranderd dan nu?”, vraagt hij me. “Jazeker. Bedrijven moeten zich nu meer dan ooit aanpassen. Maar eigenlijk heb ik het daar niet eens zo druk mee. Ik help organisaties vaak met het invoeren van de cao. Dat is eigenlijk een vergeten verandertraject, maar wel eentje die om de twee à drie jaar terugkeert. Ook nu. En hoe deze wordt aangevlogen, maakt nogal veel uit. Als je het goed doet, kun je je als organisatie een hoop onrust besparen. En geld.

Het moet operationeel wel kloppen

“Klinkt niet echt sexy”, antwoordt mijn kennis, “cao’s”. “Nee, maar wel machtig interessant”, antwoord ik. “Ik werk het liefst op het snijvlak van HR beleid en uitvoering. Er is vaak geen aansluiting tussen wat men wil en wat uitvoerbaar is. Strategisch kan je van alles bedenken, maar als het operationeel niet klopt, bereik je niets. Zo maak ik regelmatig mee dat de inkt op het cao-akkoord nog niet is opgedroogd en vervolgens blijkt dat deze alleen met grote inspanning te implementeren valt of praktisch moeilijk uitvoerbaar is. Als ik er dan pas zo laat bij wordt betrokken, ontstaat er een ingewikkeld traject. Niet leuk voor die organisaties, want dat is vaak erg arbeidsintensief en dus kostbaar”, vertel ik mijn kennis.

Eigenlijk werkt het met een cao implementatie net als bij een verandertraject. Soms is de verandering heel klein, met alleen een salarisverhoging. Maar bij het implementeren van mijn laatste cao waren er naast salarisverhogingen ook nieuwe afspraken over de beoordelingscyclus, het Benefit Budget, de Vitaliteitsregeling voor oudere medewerkers, het beperken van flexwerken, jubileumuitkeringen en ga zo maar door. Deze aanpassingen hebben gevolgen voor medewerkers, hun beloning, de omgeving waarin ze moeten presteren en zich ontwikkelen, maar ook voor systemen en processen. En tot slot ook voor het imago van de organisatie als goed werkgever.

Draagvlak realiseren en weten hoe de hazen lopen

Als je dat goed wil doen heb je draagvlak nodig en moet je weten hoe de hazen lopen. Dat betekent dat je zo vroeg mogelijk in het traject alle stakeholders betrekt in een interdisciplinair projectteam en zo snel mogelijk helder met de achterban communiceert. Maar in de praktijk pakt dat nog wel eens anders uit. Dat de cao zo’n impact kan hebben, daar staan de onderhandelaars soms te weinig bij stil. Eigenlijk is het nog een heel ouderwets gebeuren. De vakbond gaat met vertegenwoordigers van de werkgever of de werkgeversorganisatie een kamer in en komen er pas weer uit als de handtekeningen zijn gezet. Het is een akkoord gesloten door mensen die niet altijd een goed beeld hebben bij hoe het er in de uitvoering werkelijk aan toe gaat.

Wanneer een interdisciplinair projectteam ontbreekt, worden niet alle consequenties van een cao voor medewerkers meegenomen. Denk aan de impact op HR, payroll, ICT, implementatie, fiscaliteit en juridische zaken. Zo wordt in november afgesproken dat alle medewerkers van 62 jaar en ouder vanaf januari gebruik mogen maken van een vitaliteitsregeling – 80% werken voor 90% salaris en 100% pensioenopbouw. Medewerkers hebben echt even de tijd nodig om te bepalen of ze dat willen en kunnen betalen. Daar moet thuis ook goed over worden gesproken. Bovendien duurt het even voordat er op het intranet goede informatie en rekenvoorbeelden staan, kan het salaris voorlopig alleen handmatig worden verwerkt en loopt de informatie-uitwisseling met de pensioenuitvoerder in de soep.

Maar ook als het wel klopt kunnen de gevolgen groot zijn. Er wordt afgesproken om het Benefit Budget voortaan Persoonlijk Budget te noemen. Vervolgens moeten alle teksten op het intranet, alle contracten, alle formulieren en de salarisstroken worden aangepast. Dat is simpel, maar ook een hoop werk. Het kan dus veel schelen als je tijdig met meerdere disciplines om tafel zit en periodiek met de betrokkenen overlegt over wat wel en niet kan en wat dan mogelijke alternatieven zijn.

Communicatie is maatwerk

In dit traject dachten mijn team en ik actief mee over de details van de afspraken – de grote lijnen stonden al – en hebben we een plan opgesteld om de invoering zo soepel mogelijk te laten verlopen. Hoewel de veranderingen op zich gunstig voor de medewerkers waren, merkten we in de praktijk dat ze snel als negatief werden gezien. Om de handen toch op elkaar te krijgen, zijn we gericht gaan communiceren. We informeerden medewerkers proactief en in begrijpelijke taal. Dat deden we aan de hand van persona’s met heldere voorbeelden voor elke groep medewerkers. In het geval van meer ingrijpende persoonlijke veranderingen, schreven we medewerkers persoonlijk aan. Ook was er een nieuwe regeling waar weinig gebruik van werd gemaakt. Aan de hand van vragen over deze regeling die binnenkwamen, pasten we onze communicatie telkens aan. Dit resulteerde in meer vertrouwen en kennis over deze regeling, waardoor medewerkers er meer gebruik van gingen maken. Lang verhaal kort: we kregen hier de harde en zachte kant van HR goed samen en dat resulteerde in een mooi huwelijk. Een strakke cao implementatie sexy? Dat niet, maar het is wel goed voor werknemers en organisaties. En dat is het belangrijkste.

Heb jij ondersteuning nodig bij een strakke executie van jouw veranderplan? Bij het creëren van draagvlak voor de verandering? Verandercommunicatie? Stakeholdermanagement? Neem dan contact op met mij of mijn collega’s van House of Performance!

Het kan beter

Wat kan er volgens jou beter? We vernemen het graag van je!

reCAPTCHA is required.
Alex Cornelisse 1

Over de auteur

Allround project- en interimmanager in HR met ervaring in grote (internationale) organisaties, met een stevige bedrijfskundige en ICT achtergrond.

Naar Alex Cornelisse
Geef een reactie hier...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *