Een Obeya inrichten? Neem de tijd!

08/03/2019
3.7 (73.33%) 12 votes

In Europa hebben we de klok, in Afrika hebben ze de tijd. Zeggen ze. Dat kan best waar zijn, toch lopen managers overal tegen hetzelfde aan. Neem het MT van Restless Development Uganda. Dat zat zo vol met de dagelijkse operatie, dat ze het leiderschap uit het oog verloren. Wij hebben, onder meer, een Obeya voor ze ingericht. Als je dat goed doet, helpt het je continu te focussen op hogere doelen.

Met House of Sharing delen we onze kennis met niet-commerciële organisaties overal ter wereld. Zo belandden mijn collega Jasper en ik aan tafel bij Catherine Rodgers, Hub Director van Restless Development Uganda. Eén van haar vragen ging over de focus binnen het MT. Hoe blijven we in de drukte van alledag gefocust op onze strategische doelen? Blijkbaar een universeel vraagstuk.

Obeya geeft zicht op strategische doelen. Letterlijk.

We begonnen met het hogere doel. Wat is de missie en visie van Restless Development en vervolgens, met welke strategieën gaan we dit hogere doel behalen? Goed om dat opnieuw vast te stellen.

Volgende vraag: hoe voorkom je dat de focus op de strategische doelen straks, in de drukte van alledag, weer ondersneeuwt? We besloten een Obeya in te richten. Obeya is Japans voor ‘grote kamer’ en dat is precies wat het is: een fysieke ruimte waar je strategische doelen, prestaties en verbeterideeën letterlijk aan de wand hangen.

Een Obeya inrichten is een kwestie van uitproberen en continu verbeteren

Hoe je een Obeya inricht verschilt per organisatie. Een kwestie van overleg, uitproberen en continu verbeteren. Bij Restless Development hingen we simpelweg grote vellen bruin papier aan de wand. Op 4 daarvan hebben we een strategie uitgeschreven, met daaronder de voortgang in grafieken en tenslotte 3 initiatieven die de betreffende strategie iets kleiner en behapbaar maken.
Een 5e vel fungeert als cockpit en geeft zicht op de missie en visie van de organisatie en de KPI’s die men met de strategische doelen wil beïnvloeden. Zoals het aantal samenwerkingen met organisaties die zich op dezelfde doelgroep richten, de fondsen die zijn toegezegd door donoren en het aantal alumni die een actieve leiderschapsrol bekleden.

De werkwijze in de Obeya van Restless Development

Het MT van Restless Development komt nu wekelijks samen in de Obeya om één van de 4 strategische doelen te bespreken. Centrale vraag: hoe staan we ervoor ten aanzien van dit specifieke doel. En waar gaan we deze week concreet mee aan de slag om de realisatie van dit doel een stap verder te brengen? De deelnemers brainstormen over alle acties die je zou kunnen gaan doen en bepalen wie welke acties oppakt. Bekijk de video van de Obeya van Restless Development om meer beeld te krijgen van hoe deze specifieke Obeya eruit ziet en werkt.

Deze aanpak sluit perfect aan op een andere vraag van Restless Development: meer creativiteit en innovatie. De Obeya is dé plek om onderling kennis te delen en een nieuwe aanpak te ontwikkelen. En dat natuurlijk helemaal in lijn met de organisatiestrategie.

Stappen maken? Neem de tijd!

MT’s in Uganda lopen tegen precies dezelfde dingen aan als hun collega’s in Nederland. Dat was voor mij een eyeopener. Toch was er één belangrijk verschil. Het team van Restless Development maakte zich twee weken vrij voor dit traject. Twee volle weken. In Nederland is het in de praktijk heel lastig om managers langer dan een dagdeel beschikbaar te hebben. Logisch, maar wat kan je veel bereiken als je er twee weken voor durft uit te trekken.

Dus als je echt stappen wilt maken in welk traject dan ook, doe het op z’n Afrikaans: weg met die klok en neem de tijd!

Lees meer over het project met Restless Development of lees het artikel ‘heeft jouw organisatie al een obeya’ op MT.nl.

 

Het kan beter

Wat kan er volgens jou beter? We vernemen het graag van je!

reCAPTCHA is required.
HOP_HR_BW_4-0057

Over de auteur

Avontuur, uitdaging en humor zijn voor mij belangrijke kernwoorden. Het verder helpen van organisaties en hun medewerkers door effectiviteit, verbinding en vernieuwing is wat mij drijft.

Naar Laura Abbink
Geef een reactie hier...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *