Prik je bagger aan de muur om verandering te bereiken

29/04/2015

Het kan niet altijd voor de wind gaan. Veel managers proberen hun medewerkers uit de wind te houden en houden de informatie waaruit blijkt dat het minder gaat voor zichzelf. De medewerkers zouden wel eens in de stress kunnen raken en niet weten wat ze moeten. Maar medewerkers willen ook graag een goed resultaat halen en dat lukt niet als een manager denkt dat hij alles in z’n eentje moet doen en de waarheid voor ze verzwijgt.

Als het eens wat minder gaat

Ik sta naast Els die rusteloos achter haar computer zit. We hebben het over de achterstanden in declaraties. Die zijn torenhoog en iedereen is gestrest. Els kan op haar scherm wel zien dat er grote achterstanden zijn, maar heeft geen idee of het team inloopt of dat het alleen maar slechter gaat. Ik zie een medewerker Nu.nl lezen en grappen maken. Bij de koffieautomaat vertelt een medewerker dat hij het wel best vindt. Hij wordt betaald om van negen uur ’s morgens tot vijf uur ’s middags te werken en doet dat dan ook. Of hij nou wel of niet hard werkt, het maakt toch geen verschil: morgen is er weer een dag met dezelfde achterstanden. Ik merk dat de meeste teamleden de status quo geaccepteerd hebben. Ze zijn er moedeloos van.

Maar ik heb nog een ander probleem. Ik heb vier miljoen euro aan voorschotten toe moeten kennen aan klanten die hebben gedeclareerd. Anders kunnen deze mensen eindeloos op hun geld wachten en onze achterstanden zijn niet hun probleem. Maar als de declaraties onterecht blijken te zijn, dan moeten we ook maar zien hoe we ons geld weer terugkrijgen.

In het wekelijks overleg met Renee, directielid en verantwoordelijk voor productie, staat ook altijd die vraag centraal. Achterstanden oplossen is één ding, maar straks de voorschotten weer verrekenen, zorgt voor een oneindige stapel extra werk.

“Henk, weten je medewerkers eigenlijk wel dat we ons zorgen maken over die voorschotten?” vraagt Renee me ineens. “Nou, ik heb het wel eens tegen ze gezegd …” “Weten ze het of niet?” “Nou, niet dat ik me veel zorgen maak. Ik wil ze niet nog meer demotiveren …” Renee: “Dat kan toch niet! Zij moeten ons toch helpen dit op te lossen? Dat kun je toch niet voor ze achterhouden?” “Maar het is mijn baan. Ik moet de problemen oplossen.” “Daar heb je hen bij nodig. Deze struisvogelpolitiek moet maar eens afgelopen zijn.”

Renee stelt voor om de bagger maar letterlijk op de muur te hangen. Direct als je de afdeling oploopt, zie je hoe deze afdeling ervoor staat. Ik kan me niet voorstellen dat dat werkt. Dat is toch juist demotiverend als iedereen ziet hoe slecht het gaat?

“Nee,” zegt Renee. “Medewerkers gaan juist beter inzien wat hun bijdrage kan zijn. Als je het niet blootlegt, kunnen ze zich er ook niet voor inzetten. Jij wil toch ook niet dat ik informatie voor je verzwijg, zogenaamd om je er niet mee te belasten?” Dat is een overtuigend argument. Ik geef haar het voordeel van de twijfel.

De volgende dag hang ik drie cijfers op de muur:

  • Voorraad op vervaldatum: hoeveel moeten we nog en hoe oud is het
  • Productie per medewerker per dag: hoe doe ik het ten opzichte van mijn collega’s?
  • Voorschotten: wat hebben we vooruit moeten betalen?

De bagger hangt er. Ik loop bij de medewerkers langs en vraag of ze snappen wat het betekent en wat ze eraan kunnen doen. Tot mijn verbazing zeggen ze dat ze wel geschrokken zijn, maar het toch prettig vinden om te weten hoe het nu echt gaat.

Twee weken later gaat het al een stuk beter op de afdeling. Er is focus en rust in het team. Elke dag staan ze allemaal voor de drie grafieken met cijfers en spreken we af wat ze die dag gaan doen. De medewerker van de koffieautomaat, wie het eerst niet kon schelen, vertelt trots dat hij voorloopt op Els. Ze hebben er een uitsmijter om verwed dat hij vandaag meer declaraties gaat verwerken dan zij. Het team ziet de problemen nu als een uitdaging en het lijkt alsof het veel gemakkelijker gaat. En de achterstanden nemen gestaag af.

Confronteer je medewerkers

Medewerkers moeten weten wat het belangrijkste is om te doen. Anders is hun bijdrage niets waard. Daarom moet je van het oude patroon af dat je alle problemen zelf oplost. Dat hiervoor de bagger eerst op de muur komt te hangen, is een eerste, confronterende fase. Daarna kan iedereen zien dat er een stijgende lijn in zit. Hou het wel simpel en overzichtelijk. Een hele muur vol grafieken en Excelsheets schiet zijn doel voorbij. Kies twee of drie essentiële cijfers en hang die groot op de muur.

Het kan beter

Wat kan er volgens jou beter? We vernemen het graag van je!

reCAPTCHA is required.
arjon

Over de auteur

Ik geloof dat het altijd beter kan, voor ons zelf, een collega of klant en voor de samenleving. Daar wil ik graag aan bijdragen. Daarnaast moeten we lol maken en genieten van het leven, immers "Life is too short to drink bad wine".

Naar Arjon van Lieshout
Geef een reactie hier...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *