Regel het zoals je thuis zou doen

28/04/2015

Grote organisaties regelen veel voor jou als manager. Je hoeft niet zelf je potloden, bureaus en computers aan te schaffen. Je hoeft niet na te denken over huurcontracten, boekhouding en verkoop, tenzij dat toevallig jouw aandachtsgebied is. Maar soms werken de interne procedures tegen je.

Als interne procedures jouw resultaten in de weg staan

Ons team maakt offertes voor de zakelijke telefoniemarkt en mijn collega’s lopen nu al drie weken heen en weer naar de printer op de afdeling Inkoop. Onze printer is kapot en ik ben er uren aan kwijt om een nieuwe te bestellen. Alle overleggen die ik eraan besteed, leiden alleen maar tot aantekeningen in mijn map. Als ik afga op het gelach op de gang, lijken mijn collega’s het leuk te vinden. Maar ze vragen me ook twintig keer per dag: “En, hoe staat het ermee?” Daar word ik gek van.

Het is toch niet normaal, wat ervoor nodig is om een nieuwe printer te krijgen? Ik begrijp dat het duur is, maar is het echt nodig dat ik alleen een printer kan bestellen met een juiste kostenplaats, een kosten-batenanalyse en een akkoord van mijn baas? Het is toch duidelijk dat wij volledig afhankelijk zijn van dat ding?

Na vier weken bel ik met Inkoop. De manager vertelt me dat printer al afgeleverd is. Wij hebben hier niets gezien. Heeft Facilitair hem misschien op een verkeerde locatie neergezet? Of heb ik misschien de verkeerde afleverplaats ingevuld? Nu moet hij gaan oppassen, want ik begin steeds pissiger te worden. Als we hem niet kunnen vinden, bestel ik een nieuwe. Zeg ik. Maar dat wordt me uitdrukkelijk verboden.

Ik raak aan de praat met de externe adviseur die op onze afdeling een elke-dag-verbeterproject begeleidt. Die rekent me voor dat 200 offertes ophalen à drie minuten per keer zorgt voor tien uur extra beweging van mijn collega’s. Die tijd, zo’n 10% van onze beschikbare tijd per dag, gebruiken ze niet meer om offertes te maken. Geen wonder dat onze achterstand oploopt. En terwijl deze tijd ons uit handen glipt, praat ik met ICT over een nieuw systeem waarmee we 10% tijdswinst kunnen halen.

De adviseur stelt voor om zelf een printer te kopen bij de elektronicazaak aan het einde van de straat.

“Dat kan niet,” zeg ik, “alleen Inkoop mag inkopen, het gaat in tegen het IT-beleid en we hebben er geen budget voor.”

“Dan koop ik hem wel,” zegt hij. “Het is niet efficiënt en waarschijnlijk maar een kortetermijnoplossing, maar dat maakt me niet uit. Ik ben over een paar weken toch weer weg.”

Ik word chagrijnig en zeg dat ik dat ook niet wil.

Hij leest me de les en zegt: “Jij bent toch de baas van de afdeling? Dan ben jij toch ook degene die besluiten mag nemen?”

Daar heeft hij wel gelijk in. Aan het einde van de maand krijg ík de vraag wat ik aan de achterstanden gedaan heb. Even later loop ik met mijn creditcard in de hand de straat in.

Als ik om vijf over half twee de afdeling op loop met de doos kijken mijn collega’s mij verrast aan. “Maar, wat heb je nu gedaan?” vragen ze.

“Wil jij Johan van IT-support even bellen?” vraag ik. “Dan kan hij hem aansluiten.”

Na een half uur heeft Johan het gepiept. De verrassing van mijn collega’s is zo mogelijk nog groter.

Mijn beloning volgt pas aan het einde van de volgende dag. Zonder vermoeiende overleggen over kwijtgeraakte printers en met een stuk minder beweging op de afdeling handelen mijn medewerkers op één dag 275 offertes af. De achterstand is daarmee een flink eind ingelopen. En de bestelde printer, die duikt vanzelf wel weer op.

Doe wat je nodig vindt

Als interne procedures je resultaten als afdeling in de weg staan, weet dan dat jij de baas bent. Jij bent degene die aan het eind van de maand moet rapporteren hoe je de prestaties van je team beïnvloed hebt, dus jij hebt ook de verantwoordelijkheid om daarvoor besluiten te nemen. Ook als je je daarvoor een binnenbocht moet nemen. En welke binnenbochten jij kunt nemen zonder de organisatie te schaden, kun jij als beste inschatten.

Het kan beter

Wat kan er volgens jou beter? We vernemen het graag van je!

reCAPTCHA is required.
House of Performance Logo

Over de auteur

Wij zorgen dat mensen, teams en organisaties kunnen excelleren. Binnen Nederland en ook daarbuiten doen wij dat door ze te adviseren en ondersteunen waar dat kan en te confronteren waar het moet.

Hamburgerstraat 30
3512 NS Utrecht

info@hofp.nl
+31 30 239 33 60

Naar House Of Performance
Geef een reactie hier...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *