Tip 1: Denk eens na!

15/04/2015

“Sorry, ik heb het gewoon ook zo druk. Soms weet ik van voren niet meer of ik van achter nog wel leef.” Deze zin, of iets van gelijke strekking, wordt dagelijks vele malen uitgesproken door leden van het leger drukbezette, belangrijke managers. Hoe meer overleg, des te minder tijd, hoe meer stress, des te meer status. Eigenlijk zouden we onszelf eens van grote afstand moeten beschouwen. Kippen die zonder kop heen en weer rennen of mieren die allemaal druk bezig zijn dingen naar een hoop te slepen. Best sneu. Een hele simpele vuistregel “denk even na wat je uit een overleg wilt halen” zou ons zoveel effectiever maken.

Als je van de ene vergadering naar de andere holt en chronisch tijd tekortkomt Ik ren mopperend door de gang. Het gaat me niet gebeuren dat ik wéér te laat kom voor het teammanagersoverleg. Als ik de hoek om vlieg, bots ik bijna frontaal op Maria, onze hr-manager. “Oh, Maria, sorry. Ik, eh, ik heb haast. Waar moet jij heen?” en ik wijs naar de laptop die ze onder haar arm heeft. “Presentatie voor mijn afdeling. Ik ben eigenlijk ook aan de late kant. Spreek je later, Yoessef.”

Even later plof ik inderdaad als laatste in de stoel aan het hoofdeinde van de tafel. Mijn beurt als voorzitter? Nee, gelukkig. Ik heb namelijk geen idee wat er op de agenda staat. Meestal gaat dat wel goed, dan bepaal ik gewoon ter plekke mijn standpunten. Het kan ook niet anders, mijn agenda is gewoon bomvol, ik zou niet weten waar ik de tijd moet vinden om me voor te bereiden.

De vergadering sleept zich voort, zoals gewoonlijk. Voor de vierde keer beginnen we aan de discussie over de beoordelingssystematiek en weer besluiten we het besluit over het aannemen van een nieuwe teammanager uit te stellen. “We moeten het er echt nog een keer goed over hebben als iedereen er is, nu hebben gewoon te weinig tijd,” luidt de conclusie van de voorzitter. Na twee uur, weer een half uur uitgelopen, loop ik redelijk murw over de gangen naar de volgende afspraak. Hoe ingewikkeld kan het zijn om effectief overleg te hebben? Waarom lukt het dan niet?

Op de gang kom ik Maria tegen. Ze ziet er enorm gestrest uit. “Hé, hoe ging het?” vraag ik haar. De tranen staan in haar ogen. “Ach … het was vreselijk. Ik probeerde in een uur uit te leggen dat er zoveel voor onze afdeling verandert, dat ik een hele nieuwe strategie ga toepassen, dat er een nieuw systeem onlangs live is gegaan en omdat niemand er nog mee kan werken, kreeg ik daar allerlei vragen over. En uiteindelijk liep ik enorm uit en verliet iedereen een voor een de zaal.”

“Maar wat wilde je dan bereiken in dat uur?” hoor ik mezelf vragen. Tegelijk realiseer ik me dat ik mijzelf die essentiële vraag nooit stel. Ik bereid me nooit voor. Ik denk nooit na over wat ik wil bereiken. Ik vraag me nooit af hoe ik wil dat iedereen zich voelt aan het eind van het overleg. Daarom zijn die vergaderingen nooit effectief. Ben ík niet effectief. En daarbij zijn sommige dingen een stuk minder complex dan we onszelf willen doen geloven en waarschijnlijk geldt dit niet alleen voor mij, maar voor iedereen.

Tegeltje 22

Maria is erg verbaasd als ik haar ineens hartelijk bedank voor het inzicht. Ik besluit om de proef op de som te nemen tijdens het volgende overleg. Zonder een helder einde voor ogen is het einde zoek, prent ik mezelf in. Dus vanaf nu neem ik voor ieder overleg steeds vijf minuten de tijd om de volgende vragen voor mezelf helder te beantwoorden.

1.Wat wil ik bereiken in het overleg? 2.Hoe wil ik dat ik en de andere deelnemers na afloop naar buiten lopen? Wat moeten ze denken, zeggen, voelen en doen?

Een week later staat het teammanagersoverleg weer op de agenda. Dit keer ben ik de voorzitter. Mijn doel is om in ieder geval een besluit te nemen over de beoordelingssystematiek, dat moet kunnen, de informatie is er, oordeelsvorming hebben we nu na vier rondes wel gehad.

En ik wil heel graag dat we na afloop allemaal zeggen: “Wat fijn, zo kan het dus ook. We hebben besluiten genomen, de agenda helemaal afgewerkt en ook nog binnen de tijd.” En dat we met een gevoel van energie naar buiten lopen. Ja, dat wil ik.

Als eerste neem ik die middag plaats in de vergaderzaal. Ik open de vergadering en licht de agenda toe. Ook vertel ik mijn collega’s over de vragen die ik mezelf gesteld heb en de antwoorden die ik gegeven heb. “Het eerste punt op de agenda is de beoordelingssystematiek. Omdat we het nu al een aantal keren besproken hebben, is ons doel vandaag hierover een besluit te nemen …”

De vergadering verloopt soepel. Als ik de tafel rondkijk zie ik gefocuste blikken en voel ik daadkracht. Als we anderhalf uur later de vergadering sluiten, kijken we elkaar tevreden aan. Besluit genomen, energie over en de hele agenda afgewerkt.

Neem je voorbereidingstijd Elke minuut voorbereidingstijd scheelt je minstens een kwartier vergadertijd. Zorg dus dat je altijd tijd neemt om het overleg voor te bereiden. Al neem je er maar één minuut voor en stel je jezelf de vraag: “Wat wil ik hier vandaag bereiken?” Ga je met iemand in gesprek of moet je een presentatie geven, formuleer dan wat je wil dat de ander denkt, zegt, voelt en doet na afloop van jullie ontmoeting. Als je een agenda opmaakt, geef dan bij elk punt aan wat het doel is en wat van de aanwezigen wordt verwacht.

Het kan beter

Wat kan er volgens jou beter? We vernemen het graag van je!

reCAPTCHA is required.
House of Performance Logo

Over de auteur

Wij zorgen dat mensen, teams en organisaties kunnen excelleren. Binnen Nederland en ook daarbuiten doen wij dat door ze te adviseren en ondersteunen waar dat kan en te confronteren waar het moet.

Hamburgerstraat 30
3512 NS Utrecht

info@hofp.nl
+31 30 239 33 60

Naar House Of Performance
Geef een reactie hier...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *