Veranderen door te sturen op cijfers

29/04/2015

Wat is onze manager aan het doen? O, die is weer de cijfers aan het bijhouden. Kleurrijke grafieken en een prachtig Excelbestand met talloze tabbladen geven je het idee dat je grip hebt op de werkelijkheid. Voor een medewerker zijn cijfers vooral dingen waarop ze afgerekend worden, maar die ze niet verder helpen. Tenzij je bereid bent om het anders aan te pakken.

Als niemand weet hoe je er werkelijk voorstaat

“Je moet echt wel gaan doorpakken op je afdeling,” krijgt ik te horen van mijn baas. Onder druk van de markt moeten de kosten naar beneden, ook in jouw team. Dat was het signaal. Of beter: de dienstopdracht.

Met dit in het achterhoofd ga ik een rondje lopen over de afdeling. Sinds drie weken ben ik nu teammanager en dan meteen deze druk al op mijn schouders. Liever had ik een paar maanden gehad om in te werken, maar dat is er niet bij. Mijn mensen zijn tot nu toe zeer behulpzaam en leggen uit hoe het allemaal werkt. In een gesprek met een paar medewerkers laat ik terloops vallen dat de kosten naar beneden moeten. Er valt een stilte, die net iets te lang duurt. “Maar we doen het toch helemaal niet slecht?” stelt Marc als vertegenwoordiger van het groepje. “Hoe weet je dat dan?” vraag ik. Het blijft stil. Eigenlijk weet Marc het gewoon niet, dat verbaast me. Mijn voorganger heeft diverse rapportages laten zien over productie, werkvoorraad, doorlooptijd en nog veel meer. Dus hoe kan het dat Marc en zijn collega’s dit niet weten?

In de eerstvolgende vergadering op maandagochtend wil ik dit onderwerp in de groep gooien. Ik merk bij aanvang dat iedereen nog met z’n gedachten bij het weekend is. Jaap is naar de paardenraces in Engeland geweest en hij moet zijn verhaal kwijt, en dat gaat blijkbaar voor. Als het wat rustiger is vraag ik: “Hoe goed vinden jullie dat wij het doen en kun je dat aantonen?”

Er komen wel wat opmerkingen van “best wel goed” en “we krijgen nooit klachten”, maar veel verder komen ze niet. “Ach,” zegt Jaap dan. “We hebben eigenlijk geen idee. We fabriceren wel allerhande rapporten, maar dan weet ik nog steeds niet hoe goed we het nu doen.”

Deze plotselinge eerlijkheid verbaast me. “Hoe zou jij het dan aanpakken?” vraag ik. Jaap denkt even na. “Volgens mij moeten we gewoon zichtbaar maken wat we doen. Eigenlijk net zoals bij die paardenrace waar ik van het weekend was.” De groep lacht. En dan krijg ik een idee. Laat ze zelf maar iets bedenken!

En waar kwamen ze de week erna mee terug? Een kamelenrace! In dit concept had ieder koppel zijn eigen kameel, die de prestaties weergaf. Deze prestaties werden gemeten langs de belangrijkste indicatoren maar uiteindelijk omgezet in één cijfer. De kamelen werden op de muur geplakt. Hoe verder voorop, hoe beter de prestatie.

Het blijkt te werken omdat het alle elementen van competitie in zich heeft: wie loopt het hardst? Hoe kan ik het andere team inhalen? Wat moet ik daarvoor doen? Het brengt het gesprek op gang: wat kan ik beter doen om mijn kameel verder in de race te laten komen? Zo wordt iedereen eigenaar van zijn eigen cijfers. Dat zorgt niet alleen voor een gesprek – maar vooral voor het juiste gesprek. Geen gezeur over definities, niet het werkelijke probleem ontlopen, maar echt op zoek om de prestatie te verbeteren.

Bestuur de kamelen

Sturen op cijfers is niet iets van alleen managers, het is ook van en voor medewerkers. Daarvoor is het belangrijk dat je met hen tot een manier komt om die sturing in te richten. En dat mag best een leuke manier zijn, waar geen Excelsheet aan te pas komt. Zorg er ook voor dat je uiteindelijk maar één of twee cijfers hebt die de prestatie van een team of afdeling goed weergeven. Anders raakt de kameel in de war.

Het kan beter

Wat kan er volgens jou beter? We vernemen het graag van je!

reCAPTCHA is required.
House of Performance Logo

Over de auteur

Wij zorgen dat mensen, teams en organisaties kunnen excelleren. Binnen Nederland en ook daarbuiten doen wij dat door ze te adviseren en ondersteunen waar dat kan en te confronteren waar het moet.

Hamburgerstraat 30
3512 NS Utrecht

info@hofp.nl
+31 30 239 33 60

Naar House Of Performance
Geef een reactie hier...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *