Vertrouw jij jouw medewerkers?

28/04/2015

In elke groep mensen gaat iemand wel eens over de grens. Afspraken worden met voeten getreden of iemand neemt zijn privileges veel ruimer dan de bedoeling was. De normale reactie is om dan nieuwe controles in te voeren, nieuw beleid te maken of rechten in te trekken. De goeden lijden onder de kwaden en iedereen in de organisatie raakt verstrikt in een web van onmogelijkheden. Waarop dan weer de klacht volgt dat er veel te weinig initiatief en innovatie is.

Als je vertrouwen beschaamd is

Ik ben één van de partners bij een adviesbureau. Wij werken op basis van vertrouwen met elkaar. Dat betekent dat we in ons bedrijf weinig regels hebben en veel verantwoordelijkheid krijgen. Kern van de zaak is de afspraak: handel zoals je zou willen dat anderen handelen.

Eén van de voorbeelden van deze bedrijfsvoering is dat wij alle medewerkers een creditcard van het bedrijf gegeven hebben. Het principe voor gebruik is: betaal er alles mee wat je nodig acht om je advieswerk goed uit te voeren. Een hotelovernachting als je vroeg in de ochtend een workshop moet geven in het noorden van het land, een pak spaghetti en marshmallows voor een creatieve sessie, een etentje met je klant die je beter wilt leren kennen. Geen gedoe met goedkeuringen of budgetten. Iedereen levert aan het einde van de maand zijn bonnetjes in, zodat het administratief en belastingtechnisch allemaal klopt en daarmee is de kous af.

Natuurlijk bekijken we eens in de zoveel tijd de bonnetjes van wat er allemaal uitgaat. Op die manier komen we te weten waaraan we ons geld uitgeven en kunnen we op basis daarvan actie ondernemen als het nodig is. Zo zijn we als bedrijf breed gebruik gaan maken van online enquêtesoftware, toen we zagen dat één van de adviseurs hiervoor declareerde. Zo hebben we ook met elkaar afgesproken dat we de creditcard niet gebruiken om betalingen voor klanten voor te schieten, omdat dat te vaak gedoe opleverde met doorbelasten.

Deze aanpak verloopt niet altijd vlekkeloos. Een poosje geleden ging het mis. Eén van onze collega’s gebruikte zijn creditcard voor uitgaven die het wel erg ruim namen met het principe “nodig om je advieswerk goed uit te voeren”. Een driedelig maatpak, Van Bommelschoenen, een messenset van Japans staal en twee kilometer kerstverlichting.

Toen dit voorval ter sprake kwam in ons partnerteam, stonden we wat mij betreft voor een fundamentele keuze. Wat was ons het “werken op basis van vertrouwen” waard? Moesten we dit incident voor lief nemen? Of moesten we toch de regels rondom de creditcard verscherpen? We kozen ervoor dit incident een incident te laten zijn en niets te veranderen aan de regels. De betreffende medewerker hebben we aangesproken: dit was één keer, en bij de eerstvolgende keer kun je vertrekken. Niet lang daarna ging hij zelf.

Ook vandaag de dag nog hebben we voorvallen waarvan we vinden dat mensen over een grens gaan. Niet alleen met de creditcard, maar ook bij privégebruik van de mobiele telefoon of zelfverzonnen voorwaarden in de contracten met onze klanten.

Elke keer dat het gebeurt, is de vraag: voeren we strakke regels of controles in? Of nemen we deze incidenten voor lief? Steeds meer beseffen we dat werken vanuit vertrouwen ook betekent dat het vertrouwen af en toe beschaamd wordt. Als je dan naar regels grijpt in plaats van het gesprek aangaat, is je vertrouwen meer een chromen laag dan een gouden greep.

Incidenten horen erbij

Als je vertrouwen beschaamd is, schrijf je probleem dan niet van je af. Door regels vast te leggen heb je misschien wel het gevoel dat je alles onder controle hebt, maar in de praktijk volgt altijd een nieuw incident dat je niet hebt beschreven, waardoor je weer nieuwe regels moet verzinnen. Als je mensen vertrouwt, horen incidenten erbij. Ga het gesprek aan en schenk opnieuw vertrouwen. Pas bij herhaling of structurele problemen is het de moeite waard om persoonlijke of organisatiebrede consequenties te trekken.

Het kan beter

Wat kan er volgens jou beter? We vernemen het graag van je!

reCAPTCHA is required.
heiko

Over de auteur

Perspectief is de potentie tot creatie en verandering. Dat vraagt oplossing van de ‘hoe-dan’ vraag. Ik geef graag betekenis door te schouwen, te puzzelen en aan te zetten tot actie.

Naar Heiko van Eldijk
Geef een reactie hier...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *