Waarom voorbereiden tot minder dan het halve werk kan leiden

28/04/2015

Mensen proberen de toekomst te plannen. Erop te anticiperen. Vaak met de ambitie om het direct helemaal goed te doen. Daarom timmeren we het liefst vooraf alles voor 100% dicht. We bedenken alle mogelijke beren op de weg en zetten alvast het complete reddingsplan op papier. Uiteraard is een goede voorbereiding het halve werk. Maar het risico is dat we blijven hangen in plannenmakerij en niet gewoon beginnen.

Als plannenmakerij vooral tot veel beren op de weg leidt Mijn team met professionals helpt de afdelingen in ons bedrijf om klantvriendelijker en goedkoper te werken. Als ik de kantoortuin inkijk, zie ik allemaal hardwerkende collega’s. Ze zijn gedreven, maar werken vooral op zichzelf. Ze voelen het gezamenlijke doel niet – als we dat al hebben – en de onderlinge samenwerking laat te wensen over. Ze wisselen wel eens ervaringen uit, maar ik weet zeker dat er meer te halen is.

Daarom heb ik gewerkt aan een visie en een plan van aanpak voor de toekomst. Hierin staat hoe wij meer impact kunnen hebben als we als team gaan samenwerken. Daarvoor moeten we naar een andere teamstructuur.

Elke keer als ik er met anderen over praat, komen er weer nieuwe blinde vlekken of verkeerde keuzes in mijn plan naar voren. Het gevolg is dat ik al een paar maanden bezig met mijn plan. Het is ondertussen vijftig pagina’s dik en we hebben nog niets veranderd. Ik word steeds banger dat niemand het ooit gaat lezen als het af is.

Gelukkig is het vandaag zaterdag en heb ik een uitje om mijn zinnen te verzetten. Ik ga met de familie een dag naar de dierentuin. Als we bij mijn schoonmoeder binnenkomen, zie ik een bezorgde blik. Ze begint met vragen stellen …

“Heb je alvast online kaartjes gereserveerd?” “Nee,” zeg ik verbaasd, omdat ik dit heel hip vind klinken voor mijn schoonmoeder. “Maar wat als er nu hele lange rijen staan?” “Dat zien we dan wel weer.” “Heb je de route uitgeprint en op internet gekeken of er onderweg onderhoudswerkzaamheden zijn?” “Nee,” zeg ik, “ik heb een navigatiesysteem en als er omleidingen zijn, staan die ter plekke vast wel aangegeven.” “Heb je opgezocht of je in de buurt kunt parkeren?” “Nee,” zeg ik, “dat zal toch wel geregeld zijn bij zo’n grote dierentuin?” “Heb je je chipknip gecontroleerd zodat je het parkeren kunt betalen?” “Nee,” zeg ik, “er staat volgens mij wel voldoende op en anders zoek ik daar wel een oplaadpunt.” “Is er een pinautomaat in de buurt dan?” “Vast wel,” zeg ik. “Is de digitale camera opgeladen? Dat vind ik zo onhandig van die dingen, dat je eraan moet denken om ze op te laden.” “Mijn telefoon maakt ook foto’s.” “Heb je de verbandtrommel op orde?” “Volgens mij wel,” zeg ik. “Heb je een gevarendriehoek en hesjes achterin de auto liggen? Want dat is tegenwoordig verplicht hè, die hesjes. Voor iedereen!” “Volgens mij wel,” zeg ik. Ik merk dat mijn geduld nu heel snel afneemt. “Heb je de banden van de auto op spanning gecontroleerd?” “Nee,” zeg ik. “Dan rijd je wel een stuk minder zuinig,” zegt ze. “Mam, hou eens op te zeuren,” zegt mijn vrouw. “We gaan gewoon naar de dierentuin, niet op reis naar de maan!”

Mijn schoonmoeder houdt even op, maar in de auto begint ze weer. Ik krijg nog tien vragen over de onderhoudsstatus van onze auto, de kleding van de kinderen en de geografische situatie in en om de dierentuin. Ik word er gek van.

Om mezelf af te sluiten van het vragenvuur denk ik nog maar eens over mijn werk na. Dan valt er een kwartje. Ik doe precies hetzelfde met mijn plan van aanpak voor de afdeling. Alle mogelijke soorten en maten beren heb ik bedacht en voor elke situatie heb ik weer een oplossingsscenario geschreven.

Als we aankomen bij de dierentuin, begint het te regenen. “Waar zijn de paraplu’s?” vraagt mijn vrouw. “O nee, hè,” roep ik, “die stonden klaar bij de voordeur. Daar had je niet aan gedacht, hè?” zeg ik lachend tegen mijn schoonmoeder.

De week erna presenteer ik mijn plan aan het team. Alleen de eerste drie pagina’s dan. De groep is gelukkig enthousiast en wil graag aan de slag. Tijdens het project richt ik me minder op alles wat mis zou kunnen gaan, maar let goed op zaken die in de praktijk niet blijken te werken. Het vraagt wat van me om niet weer alle fouten te willen voorkomen, maar het geeft me veel voldoening dat ik mijn aandacht nu schenk aan zaken die echt aandacht nodig hebben. We gaan naar de dierentuin, niet naar de maan!

Ga aan de slag

Als plannenmakerij vooral tot veel beren op de weg leidt, schiet ze dan pas als je daadwerkelijk oog in oog met ze staat. Begin met de eerste stappen en kijk wat het effect is. Goede voorbereidingen zijn de moeite waard, maar je kunt veel meer beren op de weg verzinnen dan er in de realiteit op je weg komen en je komt altijd weer beren tegen die je niet voorzien had. Al snel helpt “nog meer voorbereiden” niet. Ga aan de slag, houd je ogen en oren open voor de beren die je echt tegenkomt en reageer adequaat.

Het kan beter

Wat kan er volgens jou beter? We vernemen het graag van je!

reCAPTCHA is required.
House of Performance Logo

Over de auteur

Wij zorgen dat mensen, teams en organisaties kunnen excelleren. Binnen Nederland en ook daarbuiten doen wij dat door ze te adviseren en ondersteunen waar dat kan en te confronteren waar het moet.

Hamburgerstraat 30
3512 NS Utrecht

info@hofp.nl
+31 30 239 33 60

Naar House Of Performance
Geef een reactie hier...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *