OpenSpace Agility: vrijbaan voor emergent leiderschap

Zelforganiserend en experimenterend op weg naar die stip op de horizon, met honderden of zelfs duizenden mensen tegelijk. Astrid Claessen, agile coach en trainer, denkt in mogelijkheden en zet OpenSpace Agility in voor organisatiebrede transformaties. We spraken met haar over deze methodiek, die zijn kracht ontleent aan het vertrouwen dat het geeft aan medewerkers zelf. Zo ontdekten we waarom invitation based change meer kans van slagen heeft dan de klassieke veranderaanpak.

Je nodigt zoveel mogelijk medewerkers uit om samen de toekomst van het bedrijf te schrijven. Dat maakt duurzame verandering mogelijk. De kern van OpenSpace Agility (OSA) is iteratieve transformatie, gekaderd door OpenSpace Technology sessies (OST-sessies). Tussen die sessies experimenteren medewerkers binnen de kaders van het Agile Manifesto. Agile werken is daarbij niet het doel, maar één van de vele manieren om sneller waarde op te leveren aan je klant.

De groep komt met de antwoorden

OST-sessies zetten een groepsproces in gang, waarin ideeën emergent opkomen. Vooraf stellen sponsors en leadership alleen een thema vast, een vraag waarop de leiding geen antwoord heeft. Zij nodigen iedereen in de organisatie uit die op welke manier dan ook betrokken is bij het onderwerp en zich verantwoordelijk voelt. Die medewerkers zijn welkom om deel te nemen en zelf de agenda te bouwen: waar gaat dit over? Wat moeten we doen. Juist onofficiële vormen van leiderschap, niet geautoriseerd dus vanuit het organigram, krijgen alle ruimte. Mensen die veel weten over producten of processen maar geen mandaat hebben, nemen dan ineens verantwoordelijkheid: informeel leiderschap. En er stappen mensen naar voren om te vertellen waar iets mee moet gebeuren, dat is emergent leiderschap.

Ongemakkelijk experimenteren met 5 guiding principles

OpenSpace Technology kent maar één wet: de wet van mobility. Dat betekent dat je uit een sessie vertrekt als je ervaart dat je er niet op je plek bent, omdat je niets leert en/of niets hebt bij te dragen. En voor de rest is het ongemakkelijk experimenteren geblazen, want zolang je kunt terugvallen op gewoontes blijf je weg uit de juiste mindset. OST werkt met vijf principes:

1. Whoever comes is the right people: we doen het met wie zich aangetrokken voelt, we dringen niet aan.
2. Whenever it starts is the right time: creativiteit laat zich niet timen.
3. Wherever it happens is the right place: ruimte voor beweging kan zich overal openen.
4. Whatever happens is the only thing that could have: wat er opkomt is wat er mogelijk is voor dat moment, niets meer of minder.
5. When it’s over it’s over: het kan snel klaar zijn of juist meer tijd vergen.

Loslaten en ruimte geven

Zelforganisatie is wennen. Vooral managers denken vaak: dat kan hier niet. Maar die learned helplessness hebben ze vaak zelf gecreëerd. Er is moed nodig van leiderschap om alleen vragen te stellen en het antwoorden aan de groep te laten. Maar door kleine eigen ervaringen komen managers er vanzelf achter wat er gebeurt als je werkt op basis van uitnodiging, niet meer in hokjes denkt en tijd en geld vrijmaakt voor bottom-up initiatieven. Ze zien dan dat iedereen toegevoegde waarde heeft voor de verandering en snappen dat je mensen niet moet overtuigen maar betrekken. Succesvolle verandering start immers met betrokken medewerkers.

Storytelling

Ook tussen de sessies is er een belangrijke taak weggelegd voor de leiding. Die moet interessante ervaringen en resultaten delen en daarbij gebruik maken van storytelling. Hoe dragen de iniativen die ontstaan in de OST-sessies bij aan de doelstellingen? Waar liep men tegenaan? Met welke initiatieven gaat de organisatie verder en waarom? Belangrijk daarbij is, om zaken van vroeger te waarderen en ze niet af te serveren. Storytelling gaat immers over verleden, heden en toekomst. Zo socialiseer je ideeën in de organisatie en maak je de volgende uitnodiging kansrijker. En komt er desondanks niemand opdagen, dan was dit misschien niet het juiste moment voor deze transformatie. En daar ben je dan op tijd achter gekomen.

Luister voor het hele verhaal ons podcastinterview met Astrid Claessen over OpenSpace Agility, waarop dit blog is gebaseerd. Dit is de elfde aflevering van een serie HofP Podcasts over de Future of Work. Ik ga hierbij, soms met een sidekick, in gesprek met experts en managers over hoe werk en organisaties er nu en in de toekomst uit kunnen zien.