Zó maak je de beste keuze in agile scaling

10/10/2022

Organisaties die hun agile werkwijze willen opschalen, kunnen kiezen uit meerdere scaling frameworks: van SAFe tot Spotify, van [email protected] tot LeSS. Maar hoe maak je hierin de juiste keuze? En welk framework past nou het beste bij jouw organisatie?

Niet alleen in de IT, maar ook in de zakelijke dienstverlening wordt steeds vaker agile gewerkt. Het doel: ervoor zorgen dat organisaties wendbaarder en flexibeler worden en dat er sneller kan worden ingespeeld op veranderingen in de markt en in hun omgeving. Het doel: het creëren van meer waarde met minder werk, een kortere time-to-market, en een overall betere performance.

Scrum: zelforganiserende teams

Scrum, de meest gebruikte agile-methodiek, kent strikt omschreven rollen en komt het best tot zijn recht in teams van 5 tot 11 personen. Er wordt gewerkt in zelforganiserende, multidisciplinaire teams, die werken in sprints van twee tot vier weken.

Afhankelijkheden

Volgens agile-specialist Maurice van Sebille van House of Performance kunnen meerdere Scrum-teams prima naast elkaar bestaan. ‘Idealiter organiseer je het zo dat er geen onderlinge afhankelijkheden zijn. Eén Scrum-team is dan van a tot z verantwoordelijk voor één product of dienst. In dat geval hoef je niet te schalen. Maar in de praktijk is dit meestal niet mogelijk, bijvoorbeeld omdat je nu eenmaal een groot, complex product maakt.’

‘Vaak ook is schalen nodig omdat er sprake is van conflicterende prioriteiten binnen de bestaande managementstructuur. Die structuur past dan niet meer bij de snelle wendbaarheid die je als agile werkende organisatie nastreeft. Er is veel communicatie nodig tussen de verschillende Scrumteams om te komen tot een goed eindresultaat – en dat gaat weer ten koste van de kwaliteit en productiviteit van de output van de teams. In zo’n situatie kan het verstandig zijn om op te schalen.’

[email protected]

Inmiddels zijn er meerdere frameworks ontwikkeld voor agile werkende organisaties die willen opschalen, vertelt Van Sebille. ‘Zo heb je het door Scrum-bedenker Jeff Sutherland ontwikkelde framework [email protected], dat dicht bij de oorspronkelijke Scrum-principes blijft.’

Scrum of Scrums

‘Binnen dit framework is er sprake van cross-teamcoördinatie in de vorm van een zogenoemde Scrum of Scrums-meeting (SoS). Naar het bovenliggende SoS-team – dat zelf ook weer werkt volgens de Scrum-principes – vaardigt elk afzonderlijk Scrum-team een teamlid af. De ritmiek van de verschillende teams wordt daar op elkaar afgestemd. De Chief Product Owner en de SoS-master zijn vervolgens verantwoordelijk voor het product dat of de dienst die door alle teams bij elkaar wordt ontwikkeld.’

Minimale overhead

‘Een belangrijk principe binnen [email protected] is minimum viable bureaucracy; het streven is om te werken met zo min mogelijk overhead. Verder bestaat elk SoS-teams in principe uit vijf of zes Scrum-teams. Groeit de organisatie verder? Dan bestaan er zo nodig ook boven dit Scrum-niveau weer structuren die je kunt gebruiken.’

Large Scaled Scrum (LeSS)

Een ander, productgericht framework voor het opschalen van agile ontwikkeling naar meerdere teams is LeSS (Large Scaled Scrum). Minimaal extra overleg is ook binnen dit framework een belangrijk uitgangspunt, schetst Van Sebille. ‘Net als bij [email protected] wordt binnen LeSS op teamniveau geschaald. Het verschil zit ‘m met name in het feit dat er per product wordt gewerkt met één backlog en dat alle teams binnen LeSS verantwoordelijk worden gemaakt voor het gehele product.’

Juiste bagage

‘Een belangrijkste eerste vraag voor organisaties die LeSS overwegen is wel of ze beschikken over de juiste inhoudelijke bagage en de juiste mindset. Dit framework is namelijk wat minder rigide en voorschrijvend. Dat betekent dus dat je als organisatie wel al moet beschikken over een bepaalde agile- en Scrum-volwassenheid om het werken met LeSS tot een succes te maken.’

SAFe: uitgebreid framework

Voor meer houvast kunnen organisaties volgens Van Sebille terecht bij het Scaled Agile Framework (SAFe). ‘Dit framework schrijft tot op detailniveau voor hoe je het dient in te richten in termen van rollen, taken en besluitvorming. Ook schrijft het voor hoe je de strategie vertaalt naar werkzaamheden op teamniveau en naar de verschillende waardestromen. Daarnaast heeft SAFe ook nagedacht over de inrichting van portfoliomanagement. Daarmee is dit het meest uitgebreide framework in de markt. ’

Strak keurslijf

‘Al met al is SAFe een behoorlijk strak keurslijf, dat dan ook niet per se leidt tot minder bureaucratie. Althans, niet volgens de echte agile-puristen. Bovendien gaat het uit van een kwartaalplanning, en dat druist volgens sommigen in tegen het principe van maximale wendbaarheid. Maar laten we daarbij vooropstellen dat het al wendbaarder is dan de jaarplanning die veel organisaties hanteren.’

‘Tegelijkertijd zie je dat veel grotere organisatie SAFe juist omarmen vanwége de houvast die dit framework biedt. Het SAFe-framework zorgt ervoor dat de juiste teams bij elkaar zitten en afstemming zoeken in taken en planningen, zodat afhankelijkheden buiten het team geen bottleneck meer zijn. Bovendien biedt SAFe een herkenbare structuur, die doet denken aan de traditionele indeling van organisaties in strategisch, tactisch en operationeel niveau.’

Spotify

Verschillende dwarsverbanden tussen en over individuele ontwikkelteams: dat is het idee achter het vierde framework, Spotify, dat werd ontwikkeld door de gelijknamige muziekstreamingdienst. Het Spotify-framework voorziet in zogenoemde tribes (groepen squads die aan dezelfde of gerelateerde producten of diensten werken) en in guilds (team-overstijgende groepen met een specifieke interesse, zoals een nieuwe tooling).

Van Sebille: ‘Binnen Spotify werken meerdere zelfstandige teams aan eenzelfde product of dienst. Teams worden daarbij geclusterd rondom een bepaalde waarde of klantreis, bijvoorbeeld het afsluiten van een hypotheek bij banken. Daarmee is dit model vooral geschikt voor grote organisaties.’

Ambitieniveau

Tal van verschillende smaken, kortom. Welk framework past nou het beste bij jouw organisatie? Geen enkel scalingsmodel past één op één op een organisatie, benadrukt Van Sebille. ‘Elke organisatie is anders. De keuze voor een bepaald framework begint in elk geval bij je ambitieniveau. Wil je eerste instantie alleen met één bepaald onderdeel agile gaan werken, of meteen met de hele organisatie? En hoe snel wil je gaan opschalen? Sowieso zou stap 1 het verkleinen van je onderlinge afhankelijkheden moeten zijn; scaling is altijd je last resort.’

Volwassenheid

‘Een andere vraag is hoe volwassen je al bent op het gebied van agile werken. Zo is [email protected] relatief makkelijk door te voeren, ook voor organisaties met een wat lager ambitieniveau die nog redelijk aan het begin staan van hun agile transformatie. Het tot in detail doorvoeren van het uitgebreide SAFe-framework is dan weer behoorlijk complex, met veel opleiding en training. En verder zagen we al dat bijvoorbeeld het LeSS-framework vooral goed werkt als je al goed bekend met de Scrum-principes.’

‘Sowieso is het goed om je te realiseren dat een framework je niet direct agile maakt; welk framework je ook kiest, je moet de onderliggende agile-principes echt snappen en kunnen toepassen.’

Complexiteit

Een andere mogelijke beslisfactor is de complexiteit van je product, vervolgt Van Sebille. ‘Een bedrijf als ASML, dat hele complexe machines maakt, zal vaak eerder kiezen voor een framework als SAFe. Dit framework biedt immers veel handvatten voor het geval er veel afhankelijkheden zijn tussen de verschillende ontwikkelteams.’

Verkeerde keuze

De keuze voor een framework is kortom afhankelijk van de specifieke context binnen de organisatie. Sommige organisaties komen er na een tijdje achter dat ze toch een verkeerde keuze hebben gemaakt, merkt Van Sebille. ‘Ze concluderen bijvoorbeeld dat de ambities op het gebied van wendbaarheid niet goed passen bij het uitgebreide SAFe met zijn kwartaalplanning. Dat is uiteraard enorm zonde van de tijd en energie die je erin hebt gestoken en de bijbehorende kosten.’

Transformatieaanpak

Een andere valkuil is volgens Van Sebille dat organisaties vergeten om de bijbehorende transformatie in goede banen te leiden. ‘Kies je voor een bepaald framework? Zorg er dan ook voor dat je je medewerkers hierin meeneemt. Want elke verandering gedoemd om te mislukken als je mensen niet snappen waarom je überhaupt gaat schalen. Ook het leiderschap krijgt vaak een meer faciliterende rol, en moet tegelijk voorgaan in de verandering zelf.’

‘Vaak krijgt het framework de schuld als het niet oplevert wat je ervan verwachtte, maar minstens zo vaak ligt het aan het ontbreken van een goed doordachte transformatieaanpak. In een goede transformatieaanpak worden de doelen vertaald naar meetbare resultaten en veranderingen. Mensen moeten immers wel weten wat zo’n framework van hen vraagt. Zo voorkom je dat schalen een doel op zich wordt.’

Verschillen doorgronden

Het advies van Van Sebille voor organisaties die willen opschalen: denk na over welk framework het beste past bij je volwassenheidsniveaus en bij je ambities. ‘Verdiep je vooral in de verschillende modellen en zorg ervoor dat je de verschillen ook echt doorgrondt. En: vergeet vooral niet te investeren in een goede transformatieaanpak.’

Hoe helpt dit de performance van je organisatie?

De inzichten in dit artikel helpen je bij het op een goede manier inrichten van agile scaling. Verdiep je in de cruciale verschillen tussen de verschillende frameworks. Ga na welk framework het beste past bij de ambities en het volwassenheidsniveau van je organisatie. En: vergeet niet te investeren in een doordachte transformatieaanpak.

Het kan beter

Wat kan er volgens jou beter? We vernemen het graag van je!

reCAPTCHA is required.
Maurice

Over de auteur

Verbeteren om de juiste reden, doelgericht aan de slag gaan en doorgaan tot het resultaat behaald is. Dat is wat mij drijft.

Naar Maurice van Sebille
Geef een reactie hier...

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *